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短時間全員WFH,Verybuy做了哪些事

第一次長期WFH就上手?

· 團隊動態

經歷過2020年疫情的不確定性,VeryBuy跟許多企業一樣都曾有過WFH (work from home)的模擬演練,也早已做好AB分流的排班規劃,而當今年度開始有零星的本土案例時,TOT(Talent Operation Team=人才運營暨行政部門)第一時間提高警覺,並開始進行公司的防疫準備,在疫情爆發前,我們做了以下準備:

一、事前準備:

首先盤點各部門的業務重點,同時確認各夥伴的電腦設備及相關資源是否可支援遠端工作,並且擬定AB班分流名單;為了快速因應階段性的防疫措施,我們所做的準備主要有以下幾點:

  1. 各部門業務盤點:身為技術驅動型的科技電商公司,VeryBuy主要的成員包含工程師、行銷人員、管理部以及營運部門,我們的工作多數高度依賴電腦與網路,只要有電腦與穩定的網路就可以在世界各地工作;唯獨「營運部門」在這方面遇到了不小的挑戰,因營運部門夥伴負責顧客訂單、商品物流以及客戶服務,其業務將會受到地域限制,因此在開啟WFH前需要先釐清:哪些業務可以接受多少時間的延誤、部分夥伴須不定期進辦公室輪值。
  2. 電腦設備及家中資源確認:這部分花費我們較多的心力,因為每個夥伴的狀況都不太一樣,雖然VeryBuy有約80%夥伴配給筆記型電腦,因此我們僅須要確認夥伴的家中有無「電腦」、「網路」及「公司內網連線設定」;有的夥伴申請備用筆電,有的夥伴則是將辦公室的桌上型電腦搬回家,而我們的技術主管也事先設定好公司內網的連線,並在5/10就測試完畢,以確保連線正常且穩定。
  3. AB班分流名單:跟多數企業一樣,VeryBuy依照部門以及人數進行AB班人員的拆分,因為已經有了去年的分流名單,今年只要稍做調整,將離職人員移除並加上新進人員的班別即可。
  4. 其它準備事項:
  5. 預先將電腦帶回家:雖然在5/10僅有3個本土案例,但在5/12卻有16個本土案例,此時VeryBuy的主管們開始主動討論,並超前佈署主動請夥伴們接下來的每個週五都必須將個人電腦設備帶回家,以備不時之需。
  6. 遠端工作調查:除了原本HR就有的基本資訊外,我們額外調查了夥伴們的通勤方式、台電停電組別(對~今年還有突然限電的問題)...等,為的就是日後如回到AB分流或是全體復工時,能確保大家都是在最低風險的狀態下回到辦公室的。

二、臨危受命的破百週末:

因為週末連續兩日破百本土確診案例,VeryBuy管理者們緊急透過通訊軟體(Slack)進行討論,並在最快的時間內確定隔日起全體啟動在家辦公;有賴於VeryBuy日常的快速決策、敏捷行動的訓練,讓TOT在一小時內透過各種通訊軟體(e-mail、Slack、Line、電話...等)及時通知所有夥伴啟動WFH,並快速安排夥伴分流進辦公室領取電腦設備,同時規範好防疫期間進辦公室的規定,包含:進辦公室申請制、每時段限制5人內、社交距離比對自主回報機制、為員工投保防疫保險...等;所有的規範都希望在後疫情時代需回歸辦公室時,能多一層保護。

三、WFH不寂寞

除了日常在辦公室工作使用的專案管理工具(Jira、Confluence)、通訊軟體(Slack)與線上視訊會議工具(Google Meet)之外,為了確保WFH期間能更加凝聚全體夥伴的共同意識,我們還做了這些事情:

  1. 每日Gather Town互動:這是一款提供線上群聚的軟體,可滿足遠端工作時的社交需求,同時結合遊戲化與線上視訊,打造虛擬會議室/虛擬公司的氛圍,有趣的是可以設定個人化/公司化的logo與建築物。

有玩過RPG(角色扮演)遊戲的人應該對這畫面不陌生,運用鍵盤的「上下左右」即可操控人物移動,當把人物靠近,開啟麥克風即可直接對話,就好像真的在辦公室一樣,有種身歷其境的感受。

而像我這樣坐在座位上(私人空間),其它夥伴就必須要進到這個區域才可與我對話,有點像在辦公室的會議室裡,如果需要討論隱密性話題,不妨就善用這個私人領域吧。

2. 每雙週線上全員大會

原本在辦公室,夥伴們會不定期碰面討論工作甚至閒話家常,但當各自在家遠端工作時,我們再也無法輕鬆的面對面溝通,於是公司每兩週的週五會在線上舉辦全員大會,先是由CEO與主管們報告公司近況,同時讓各夥伴提出疑問一起討論,不管是工作上還是生活上,大家無所不談,討論正high的時候,夥伴們甚至提議可直接以直播讓夥伴們「抖內」。

不確定這波疫情會持續多久,但不管怎樣我們都已做好了長期抗戰的準備,即使WFH期間不能群聚 (我們可以在線上群聚),我相信以我們敏捷快速的因應之下,大家都很快可以的防疫成功,讓台灣回到一年前的正常生活,讓我們一起加油。

by 第一次寫文章就碰到這沉重話題的吉兒

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